河南威鼎律师事务所业务档案管理制度

文章作者：威鼎律师发布时间：2009-12-28

河南威鼎律师事务所
业务档案管理制度

威鼎文〔2009〕3号

为加强本所业务档案管理，统一本所业务档案管理流程，根据《律师法》、《档案法》及司法部、国家档案局颁布的《律师业务档案立卷归档办法》和《律师业务档案管理办法》等相关规定，结合本所工作实际，制定本制度。

第一章原则

第一条 业务档案是律师及律师事务所从事业务活动的真实记录，反映律师维护国家法律正确实施，维护委托人合法权益的情况，业务档案管理是律师事务所的重要任务。
第二条 本所实行纸制档案卷宗归档管理，有条件时建立电子档案并纳入档案管理范围，电子档案的管理办法由本所结合纸制档案管理制度另行制定。
第三条 律师承办业务形成的文件材料，根据本所的具体业务分类立卷归档。
第四条 律师业务档案按年度和一案一卷、一卷一号原则立卷。
第五条 两名以上律师共同承办同一法律事务一般应合并立卷，但不同律师事务所律师合办的法律事务分别立卷。
第六条 律师承办跨年度的业务，应在办结年立卷。律师担任常年法律顾问，应做到一单位一卷。
第七条 业务档案立卷实行承办律师负责制。
业务档案的建立应与本所统一收结案制度、业务收费标准等制度相结合。
第八条 律师业务档案由本所统一保管，律师因工作变动或因故调离本所的，应将其经办的业务档案及有关文件材料办理交接后方可办理手续。

第二章归档材料的收集和整理

第九条 律师接受委托人委托之前，应首先向委托人提交诉讼风险告知书并由委托人签字盖章，作为入卷归档材料。
第十条　律师接办业务,经本所利益冲突审查后,填写收案登记表,经审批后由本所与委托人签订书面委托合同，同时由委托人签发授权委托书。
第十一条　律师承办业务中应注意收集保存有关材料。案件中使用的各种证明材料、往来公文、谈话笔录、调查记录等材料，都必须用钢笔、中性笔书写或打印，要求字体整齐、清晰。
第十二条　业务办结后，由委托人如实填写《业务质量监督卡》，并将服务质量反馈的意见和处理结果一并装订归档。
第十三条　律师在业务办理完毕后，整理、检查该项业务的文书材料，立卷归档。
第十四条　提交人民法院、仲裁机构或有关部门的材料，律师应将其副本或复印件入卷归档。
第十五条　业务档案应按照案卷封面、卷内目录、案卷材料、备考表、卷底的顺序排列。
案卷内档案材料应按照业务程序的客观进程或时间顺序排列。一般顺序为：
（一）侦查阶段刑事卷
1、律师业务受理审批表；
2、风险告知书；
3、委托协议；
4、授权委托书；
5、收费凭证（本所出具发票的复印件）；
6、为犯罪嫌疑人提供法律咨询笔录；
7、取保候审申请书；
8、申诉、控告书；
9、办案小结；
10、河南省法律服务质量监督卡。
（二）审查起诉阶段刑事卷
1、律师业务受理审批表；
2、风险告知书；
3、委托协议；
4、授权委托书；
5、收费凭证（本所出具发票的复印件）；
6、移送起诉意见书；
7、阅卷笔录或复制的卷宗材料、律师调查收集的证据；
8、律师会见犯罪嫌疑人笔录；
9、诉讼法律文书（包括但不限于所列文书：调查取证申请书、提请收集、调取证据申请书、取保候审申请书、回避申请书、回避复议申请书、重新勘验申请书等。注：按案件诉讼程序及时间顺序排列）
10、承办律师提出的辩护意见；
11、集体讨论记录；
12、辩护意见书；
13、起诉书或不起诉决定书；
14、办案小结；
15、河南省法律服务质量监督卡。
（三）审判阶段刑事卷
1、律师业务受理审批表；
2、风险告知书；
3、委托协议；
4、授权委托书；
5、收费凭证（本所出具发票的复印件）；
6、起诉书、刑事自诉状、刑事附带民事诉状、刑事上诉状或刑事申诉状；
7、阅卷笔录或复制的卷宗材料；
8、律师会见被告人、委托人笔录；
9、证据目录（包括但不限于证据名称、证据来源、证据内容、证明对象等。）
10、辩护律师收集或向法庭出示的相关证据材料（包括但不限于下列材料：物证、书证、证人证言、被害人陈述、犯罪嫌疑人或被告人供述和辩解、勘验笔录、视听资料、鉴定结论等。注：按案件诉讼程序及时间顺序排列）
11、诉讼法律文书（包括但不限于所列文书：调查取证申请书、提请收集、调取证据申请书、通知证人出庭申请书、取保候审申请书、出庭通知书、延期审理申请书、回避申请书、回避复议申请书、重新勘验申请书、撤诉申请书等。注：按案件诉讼程序及时间顺序排列）
12、承办人提出的辩护或代理意见；
13、集体讨论记录；
14、出庭通知书；
15、庭审笔录；
16、辩护词或代理词；
17、裁定书、判决书；
18、办案小结；
19、河南省法律服务质量监督卡。
（四）民事代理卷
1、律师业务受理审批表；
2、风险告知书；
3、委托代理合同（或协议）；
4、授权委托书；
5、收费凭证（本所出具发票的复印件）；
6、民事诉状、民事上诉状或答辩状、反诉状等其他应附卷的文书；
7、阅卷笔录；
8、律师会见当事人谈话笔录；
9、证据目录（包括但不限于证据名称、证据来源、证据内容、证明对象等。）
10、律师收集或向法庭出示的相关证据材料（包括但不限于所列材料：物证、书证、证人证言、勘验笔录、视听资料、鉴定结论等。注：按案件诉讼程序及时间顺序，或证据目录所示顺序排列）
11、诉讼法律文书（包括但不限于所列文书：管辖权异议申请书、回避申请书、回避复议申请书、财产保全申请书、证据保全申请书、先予执行申请书、先予执行担保书、出庭通知书、延期审理申请书、回避申请书、重新勘验申请书、撤诉申请书等。注：按案件诉讼程序及时间顺序排列）
12、承办律师代理意见；
13、集体讨论记录；
14、出庭通知书；
15、庭审笔录；
16、代理词；
17、判决书、裁定书、调解书；
18、办案小结；
19、河南省法律服务质量监督卡。
（五）法律顾问卷
1、聘请法律顾问合同（协议）；
2、聘方基本情况介绍材料；
3、收费凭证（本所出具发票的复印件）；
4、办理各类法律事务的记录和相关材料（包括但不限于下列法律事务：①接受咨询；②提供法律建议或法律意见；③参与重大商务谈判；④起草、审查、修改合同和规章制度；⑤代办登记注册；⑥法制宣传、教育、培训；⑦提供有关法律信息等）所出具的法律意见书、律师函、记录和有关材料。注：按案件诉讼程序及时间顺序排列）
5、协议存续、中止、终止的情况；
6、工作小结；
7、河南省法律服务质量监督卡。
(六)其他非诉讼法律事务
1、律师业务受理审批表；
2、风险告知书；
3、委托代理合同（或协议）；
4、授权委托书；
5、收费凭证（本所出具发票的复印件）；
6、与委托人谈话笔录；
7、委托人提供的证据材料；
8、调查材料；
9、律师出具的法律意见，或草拟的法律文书、办理具体法律事务活动的记录等；
10、工作小结；
11、河南省法律服务质量监督卡。
第十六条　行政诉讼代理和仲裁代理卷顺序参照民事代理卷排列。
第十七条　终止委托的业务，承办律师仍应按上述各类业务排列顺序归档，承办律师应将委托人要求终止委托的书面文字材料或承办律师对终止委托原因的记录收入卷中，排在全部文书材料之后。
第三章　立卷编目和装订
第十八条　业务档案填卷宗目录，并使用阿拉伯数字逐页编号、注明页次。两面有字的要两面编号，页号位置位于材料正面右上脚、背面左上脚，无字页不编号。
第十九条　承办业务日期以委托书签订日期或人民法院指定日期为准；结案日期以收到判决书（裁定书、调解书）之日为准；法律顾问业务的收结日期，以聘请法律顾问合同的签订与终止日期为准；其他非诉讼法律事务，以委托事项办结之日为结案日。
第二十条　业务卷宗装订前要进一步整理：
（1）破损材料要修补或复制，复制件放在原件后面。
（2）字迹难以辨认的材料应当附上抄件。
（3）主要外文材料要翻译成中文附后。
（4）业务资料卷面为A4纸，窄于或小于卷面的材料，要用纸张加衬底；大于卷面的材料，要按卷面大小折叠整齐。需附卷的信封要打开平放，邮票不要揭掉。
（5）卷内的所有金属物包括钉书钉要全部剔除干净。
（6）不要在卷内资料上人为涂画、标注。
第二十一条　卷宗装订可以使用棉线绳装订，也可以使用其他合理美观方式装订。

第四章　　归　档

第二十二条 本所配备专职或兼职档案管理人员负责业务档案管理，并建立业务档案室、档案柜。
第二十三条 本所档案管理人员的职责是：
(一)收集、整理、保管和统计本所的档案和有关资料，编制《案卷目录》和必要的检索卡片，确保档案的完整和安全；
(二)档案管理人员要熟悉所藏档案的情况，积极开展档案的利用工作，为律师开展业务提供服务；
(三)指导、督促、检查律师对业务档案的立卷和归档，接受司法行政机关和地方档案行政管理部门的业务指导、监督和检查。
(四)档案管理人员严格遵守保密制度，并注意保护当事人隐私权及其他非公开信息。不得违反制度提供档案或扩大利用范围，不得泄露档案内容。
第二十四条　业务档案在业务办结后一个月内装订完毕，由承办人根据司法部、国家档案局制定的《律师业务档案管理办法》的有关规定提出保管期限，移交档案管理人员，办理移交手续。
第二十五条　档案管理人员接收案卷时，应按照要求检查案卷质量，并按规定办理归档手续，在案卷封面左上角应盖“归档”章。
如案卷装订不符合要求，档案管理人员不予接收并要求重新整理。
第二十六条　涉及国家机密、商业秘密、个人隐私，以及约定本所承担保密义务的律师业务案卷归档时应列为保密卷，确定密级保管。
第二十七条　随卷归档的录音带、录相带等声像档案，应在每盘磁带上注明当事人的姓名、内容、档案编号、录制人、录制时间等，逐盘登记造册归档。
第二十八条　对归档案卷，按律师事务所年度顺序、业务类别、保管期限等排列编号，绝密案卷单独编号。
第二十九条　同一案件由于审级改变或其他原因形成几个案号的案卷，可以合并保管。合并保管原则是按时间顺序后卷随前卷保管。

第五章　档案的查询与借阅

第三十条　查询档案填写《查询登记薄》，包括查询日期、查询档案编号、查询人签字、是否复印。
借阅档案须填写《借阅登记薄》，包括借阅日期、借阅档案编号、册数、借阅人签字、审批人签字、归还情况、归还日期等。
第三十一条　借阅、查阅，不得从卷内抽取、涂写、标记、污损材料。
第三十二条　同级或上级司法行政机关的律师管理部门因工作需要借阅律师业务档案的，应出示正式调卷函件，并应履行借阅登记手续。
第三十三条　人民法院、人民检察院和有关国家机关因工作需要，要求查阅、借阅有关档案的，应出示正式查卷函件，经本所主任同意后办理查阅手续。
第三十四条　凡涉及国家机密或个人隐私的业务档案，以及当事人要求保密的档案，一般不得对外借阅和查阅。
第三十五条 对查阅或借出的档案，要及时催还。如发现卷宗被拆、文件材料短缺、涂改、增删、污损等情况应立即向本所负责人汇报并及时处理。

第六章　档案的保管期限

第三十六条　律师业务档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。
凡属于需要长远查考、利用的律师业务档案，列为永久保管。
　　凡属于在长时期内需要查考、利用，作为证据保存的律师业务档案，列为长期保管，保管期限为二十年至六十年。
　　凡属于在一般时间内需要查考、利用，作为证据保存的律师业务档案，列为短期保管，保管期限为五年至十五年。
　　列为长期或短期保管的律师业务档案，具体保管期限，由立卷人提出并报本所主任决定。
第三十七条　律师业务档案的保管期限，从该项法律事务办结和终止后的下一年起算。
第三十八条　具体业务档案的保管期限，根据相关规定另行确定。　　　　　　　　　　
第三十九条　本所档案目录登记簿、档案收进登记簿、档案移出登记簿、档案销毁登记簿、档案销毁批件及档案检索卡片列为永久保管。

第七章　档案的统计、保护及清理

第四十条　档案的统计、移交、保护按照司法部、国家档案局制定的《律师业务档案立卷归档办法》和《律师业务档案管理办法》执行。
第四十一条 事务所设置变更时，应对业务档案进行清理，清理办法如下：　
(一)事务所撤销的，应交由同级或上级司法行政机关代管，或向同级档案馆移交。
(二)事务所分立的，档案交由分立前的一个事务所管理。
(三)事务所合并的，事务所的档案交由合并后的事务所管理。
(四)事务所撤销、分立或合并时，没有办理完毕的律师业务视情况移交给新的事务所继续办理，承办该项业务所形成的档案应由新的事务所保管。
第四十二条 档案管理人员调动工作时，应在离岗前作好档案移交工作，办理档案移交手续。

第八章附则

第四十三条本制度经律师会议2009年12月28日讨论通过，于2010年1月1日起施行。
第四十四条 本制度由律师会议负责解释。

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